近年のグローバル化に伴い、仕事上で海外の方と英語でやりとりする機会が日本でも増えてきています。
外資系企業や取引先や顧客が海外の企業の場合は特にそういった機会が多いのではないでしょうか。
海外の方と英語で直接会話をすることもありますが、ビジネスではしばしばメールが使われます。
もちろんビジネスメールのやりとりは英語になってくるので、英語でビジネスメールを書くことのできる能力が求められてきています。
ここでは英語でのビジネスメールを書く方法についてご紹介します。
１．英語でビジネスメールを書くときのポイント
日本語でもしばしばありますが、丁寧に書かれすぎていて肝心な用件が伝わりづらいということが英語でも起こります。
・内容が簡潔で読みやすく、相手に伝わりやすい
・要点が明確
・返事の必要有無が明確
これらをおさえたメールが読みやすく、相手に好感を持たれるメールの特徴です。
日本語でも英語でも言えることですが、長々と丁寧に書いても、肝心な用件がわかりづらかったらビジネスメールとしては失格です。
メールを受け取った相手の貴重な時間を奪うことにもなります。
相手に失礼にならないよう丁寧なメールを書くことは大事ですが、必要以上に丁寧である必要はないので読みやすく、内容が簡潔かつ明確に相手に伝わるように書きましょう。
２．Google翻訳を使用する場合の注意点
英語でビジネスメールを書く際に、日本語で書いた文章をGoogle翻訳を使って英文に訳し、それをそのままメールに載せる方もいるかもしれません。
Google翻訳はとても便利ですが、英文訳が一つしか出てこないため日本語によってはかなりおかしな英文になってしまうことがあるので注意が必要です。
長めの英文を実際にGoogle翻訳を使用して日本語に訳してみるとわかりますが、日本語の文章も不自然な文章になっていて、日本人でもしばしば意味がわからないことがあります。
それと同じで日本語の文章をGoogle翻訳で英文に訳した文章をそのまま使うと、相手は翻訳を機能を使ったことにすぐ気がつきますし、不自然な英語を読むのに労力を使かわせられることになります。
Google翻訳をひとつのアイテムとして使用するのは構いませんが、必ず英文が不自然になっていないか確認し、手直しした文章を送るようにしましょう。
３．英語のビジネスメールを正確に早く書くためには
ビジネスメールを英語で正確かつスピーディーに書くのに便利なのが、テンプレートを使用する方法です。
現在では、様々な状況に応じたビジネスで役に立つ英語のメールのテンプレートがたくさん本やネットにあります。
本で調べてもいいのですが、仕事中に調べる手間を考えるとネットで公開されているテンプレートを活用する方法がよいでしょう。
テンプレートを自分の状況に合わせて修正したり、書き加えたりしてメールを作成してください。
テンプレートの英語のビジネスメールを使用する際の注意点
テンプレートを活用すれば、コピー＆ペーストで楽にビジネスメールが作成できます。
しかし、コピー＆ペーストでそのまま使用する際には注意が必要です。
以下の点に気をつけましょう。
・会社名や個人名などの固有名詞が合っているか
・必要な情報に漏れがないか
・返事の必要有無について書いているか
テンプレートに必要な情報を新たに加える際に、もしも英語での書き方がわからなくなってしまったら思い切って箇条書きにしてみましょう。
不自然な文章をだらだら書くよりも、箇条書きのほうが明確に伝わりやすくなります。
４．英語でのメールをもっと早く書けるようになるためには
英文メールをより素早く正確に書けるようになるためのポイントをいくつかご紹介します。
・スペルミスをなくすためにwordなどのスペルチェック機能を使いましょう
・スピーディーにメールを書けるように頻用する英単語や英文を辞書登録しておきましょう
・頻用するテンプレートをパソコンのメモ帳などに保存しておきましょう
素早く英文のメールを作成できるようになってもスペルミスなどがあれば相手からの信用度が下がります。
日本語でも誤字脱字のメールは印象が良くないですよね。
スペルチェックはパソコンのwordを使えば簡単にできます。
wordの「ファイル」タブから「オプション」、そしてその中にある「文章校正」をクリックするとスペルチェック機能の有効、無効を選択できるので、スペルチェック機能を有効化してください。
テンプレートでもスペルミスがある場合がまれにありますので、必ずメールを送信する前にスペルチェックは実施するようにしましょう。